绍兴市中心医院医共体总院纸质病案托管保管项目的市场调研公告

为了缓解绍兴市中心医院医共体总院纸质病案储存空间压力，确保档案资料保管的安全性，近期本院将进行纸质病案委托保管的市场征询调查（具体要求详见附件二）。现特邀请具有本项目实施能力的供应商在截止时间内报名参加。疫情防控期间一律通过电子邮箱报名，邮箱：923844674@qq.com，邮件名请标注为：项目名称+供应商名称+联系人及联系电话。网上报名时间为2022年11月8日至2022年11月14日16：00截止。

招标办电话（咨询）：0575-84569596

1.参加市场征询调查网上报名时需提交的资料：

(1)企业营业执照（复印件加盖公章）；         

(2)法定代表人授权委托书（加盖公章）；

(3)法人代表身份证复印件（加盖公章）；

(4)被授权人身份证复印件+指定联系手机（加盖公章）；

(6)报价单（附件一）（加盖公章）；

附件一：报价单

注：最终按实际移交档案箱数结算。

附件二：

一、采购项目主要内容

纸质病案移交、实物的清点核对、登记、箱号条码和内容的对接、运输、上架、存储保管，以及档案调阅、查阅、远程调阅和相应实体档案的送取服务。

  现考虑将部分纸质病案托管到专业第三方档案托管中心存放，约40万份；

1、服务要求、服务范围：

（1）.纸质病案打包完成装箱的原则是依据住院病历上架号顺序依次装箱，纸箱外需标记箱号并粘贴病案住院号清单明细。采用专用档案箱装箱，为规格内径尺寸：不小于420mm×315mm×230mm（长×宽×高）。档案箱材质：箱面纸里纸≥220g牛皮纸，B瓦≥160g高强瓦楞纸的三层折叠纸箱。以上专用档案箱由中标单位免费提供。

（2）.第一批移交纸质病案托管按2000年至2014年所有纸质病案，今后根据绍兴市中心医院医共体总院存放需要，按批次移交，中标人应考虑到医院今后由增量须备足够存放容量。

2、托管病案交接

严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有工作经验的档案专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。

(1)双方代表在业主单位档案库房内清点病案箱号、病案箱数,并在记录单上签字盖章。

(2)供应商在交接移库后50天内给采购人提供纸质病案清单，清单内容包括：住院号、姓名、出院日期、住院次数。

(3)记录单一式两份，双方各执一份。

4、档案托管服务期限：3年。档案托管服务按年支付，纸质档案移库至中标方档案中心双方核对数量确认后，15天内支付当年的档案托管费用。

二、库房要求

1、供应商档案库房应有符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《档案馆建设标准》（建标103-2008）的档案存放库房要求档案托管库房符合安全要求，库房空余容量需满足本项目纸质病案存放的需求。库房建筑面积≥5000平方。

2、供应商所提供的档案库房应为自有产权，且未被查封，未涉及任何法律纠纷，如因纠纷而产生的任何后果，由供应商负责，并承担采购人的相关损失，确保档案长期存放的稳定性。提供产证等证明材料。

3、供应商档案库房应为独立独幢，库房为必须专用，做到办公室、阅览室、其他技术用房、档案库房隔离，库房内禁止存放与档案无关的其他物品。

4、按照档案库房“九防”要求，即防潮、防水、防火、防盗、防光及防紫外线照射、防高温防低温、防尘、防虫、防鼠，认真落实好库内档案防护措施。

（1）．防水、防潮。库房均为2楼及以上楼层，档案库房内取暖管线不得有接头，不得有水龙头和洗漱盆等设施。顶层库房要达到防水要求。要配备加湿器、去湿机、防潮剂等设备和药剂达到防护效果，相对湿度控制在45%-60%，并做到每天记录。

（2）．防火。档案库房内存放均为纸质病案，所提供的档案库房按照GB 50140—2005、DA/T 45—2009、等标准配置消防自动灭火设施（禁止使用已淘汰的库房消防设备，如类似干粉灭火装置和库房悬挂式灭火装置作为档案消防灭火系统），库房内应采用甲级钢制防火门，须提供防火门厂家合格证明材料。所提供的档案库房应经过国家相关部门的消防验收及检查。灭火介质不能对档案产生二次损害，不能污染环境。档案装具、档案库房装修履行时所用的材料应为阻燃材料。严禁吸烟和使用明火；档案库房在正式启用前应通过消防部门的验收，并提供相关证明材料。

（3）．防盗。档案库房门要为防盗门，一楼档案库房要安装防护栏。如有外遮阳设施时，要做防盗处理。楼出入口、围墙周围、楼层、库房四重无视角全覆盖视频安防监控系统，监控视频数据保存90天以上；库区内每个库房设防盗报警系统，与110公安系统联接；出入口及库房均有设智能门禁系统。保安24小时值班，并定期内库房内外进行每2小时巡更。提供消防相关证明材料。

（4）．防光防紫外线。档案库房要安装防光窗帘遮光窗帘，遮光率要求达到95%以上。库房采用无紫外线照明，采用封闭式档案装具，给档案更好的安全保护。

（5）.防高温防低温。档案库房温湿度实行实时监控，有专业空调设备设施调节库房温湿度，数据保存不少于24个月，人工记录数据不少于2次/天。乙方库房管理人员应每日定时进行库房巡查，发现安全隐患和问题及时处理，并做好记录，确保档案的完整与安全。档案库房温度控制在14-24℃，昼夜变化不大于2℃,相对湿度控制在45%-60%，昼夜变化不大于5%。（投标文件中提供至少5个不同档案库房的温湿度监控系统导出以月为单位近6个温湿度曲线图）

（6）.防尘。档案库房要远离污染源，并具备较好的封闭功能。要有通风设施和净化空气设备。档案库房墙壁粉刷材料要符合环保要求。要配备消毒设备对进出库档案进行消毒以防档案污染。应配备吸尘器，对档案库房除尘。

（7）．防虫。档案库房要保持清洁，库房及档案柜架内要放置适量的防虫剂。利用臭氧消毒设备每月进行一次消毒，消毒时档案柜架门要敞开，并做好登记工作。

（8）．防鼠。通过放置灭鼠药等办法确保库房内无鼠害。

（9）利用信息化手段对档案库房及档案进行日常管理及维护。采用智能化管理系统，对库房档案存放智能化定位，便于快速查阅。对库房进行档案出库、档案入库、档案调阅、档案盘点等系统化管理。

三、安全保密要求

1、招标人提供的全部文件资料，均属保密内容，未经招标人书面同意，不得擅自利用或对外发表或披露。违反前述约定的，中标人应向招标人支付违约金0.5万元人民币，违约金不足以弥补招标人损失的，招标人有权继续追究中标人的赔偿责任及相关法律责任。

2、投标人须制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保档案实物和信息数据的安全和保密。严禁将实物携带出保管场地（招标人档案调阅、配送服务除外）。

3、投标人不得出现丢失、损坏、损毁档案、档案材料内容；泄露档案内容信息（包括档案实物内容信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况，投标人须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，招标人有权解除合同。

4、保密期限自乙方接收或知悉甲方信息资料之日起至该信息资料公开之日或甲方书面解除乙方保密义务之日止。

四、其他商务要求

1、采购人监管：采购人每年可去供应商病案库房巡视二次，巡视人数不能超出3人，两次差旅费由供应商负责。如采购商在不通知供应商的情况下去供应商库房巡视，巡视的差旅费用由采购人负责。

2、供应商库房位置较近，离招标人2小时车程内，方便我院人员巡查，库房在一个整体空间至少能够存贮10000箱，保证同一区域，不能分割不同场地存贮。

3、未数字化的病案需要电子版时，供应商及时将其数字化并通过互联网将其传给采购人。

4、采购人需要病案原件，其中实体档案调阅服务：紧急病历档案3小时内，普通病历档案1个工作日。人工及交通费用由供应商负责，采购商不接受任何的第三方转送或邮寄方式运送病案原件，所有病案原件必须由供应商指定公司员工专车配送。

5、送达采购人的病案原件由采购人保存，采购人每季度把调用病案原件重新交接供应商保管。（交接方式另定）

6、病案原件到达后采购人需填写病案原件签收单（一式两份），签收单内容包括：原件送达时间、病案号、病人姓名、出院时间签收后的病案原件在采购人处保存，签收单由病案室工作人员签名和盖病案室公章，双方各持清单保管。

7、供应商档案库房未符合纸质病案存放要求须无条件整改，整改时间须在30天内完成。

8、供应商的人员应服从采购人的管理，包括作息时间、节假日安排、

工作安排、规章制度等。

9、供应商建立严谨的损失评估流程，确保甲方权益得到及时合理的保障。必要时委托第三方进行损失评估，包含在合同总价中。对存储的文档购买专门的商业保险，如文档遭受火灾、水淹、盗抢都列入理赔范围内。若发生损失，所有理赔款支付给甲方。

10、中标单位应无条件响应在合同期间增加的档案进行及时装箱、运输、移库、托管服务，按档案托管实际数量结算，不得额外增加费用。   

11、采购人自行到档案库房调阅，不限次数，免费提供。中标单位免费提供远程调阅,每周2次调阅日，提前报告档案托管中心，进行调阅扫描调阅。